Политика в отношении обработки персональных данных и реализации требований к защите персональных данных в ООО «Единый расчетно-кассовый центр Нижегородской области»

1.1. Настоящий документ определяет Политику ООО «ЕРКЦ» (далее - Общество) в отношении обработки персональных данных и реализации требований к защите персональных данных (далее - Политика) в соответствии с требованиями ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных).

1.2.Политика разработана в целях обеспечения реализации требований законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных, направленного на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, в частности в целях защиты от несанкционированного доступа и неправомерного распространения персональных данных, обрабатываемых в Обществе.

1.3.Политика действует в отношении всех персональных данных, которые получает и обрабатывает Общество.

1.4.Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Общества.

2.1.Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.

2.2.Обработка персональных данных в Обществе осуществляется на основе принципов:

•законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;

•соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также договорам, заключаемым с Абонентами;

•соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям их обработки;

•достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

•недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных;

•уничтожения персональных данных после достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;

•личной ответственности сотрудников Общества за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;

•наличия четкой разрешительной системы доступа сотрудников Общества к документам и базам данных, содержащим персональные данные.

2.3.Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

2.4. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки и не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

2.5. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Принимаются необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

2.6. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. В случае, если обработка персональных данных осуществлялась в связи с исполнением договора и договором не установлено иное, хранение персональных данных осуществляется в течение трех лет с даты прекращения обязательств по договору. Обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом, подлежат уничтожению либо обезличиванию.

3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Общество осуществляет обработку персональных данных, в том числе::

•Конституция Российской Федерации;

•Гражданский кодекс Российской Федерации;

•Трудовой кодекс Российской Федерации;

•Налоговый кодекс Российской Федерации;

•Федеральный закон от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации";

•иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Общества.

3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:

•устав Общества;

•договоры, заключаемые между Обществом и субъектами персональных данных;

•согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.

4.1. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется в целях:

•осуществления деятельности по начислению платы за жилищно-коммунальные услуги, печати и доставке квитанций для оплаты коммунальных услуг, формированию электронных квитанций, информированию о наличии задолженности за коммунальные услуги, информированию о деятельности Общества;

•заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров с физическими, юридическим лицами, индивидуальными предпринимателями и иными лицами, в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

•организации кадрового делопроизводства в Обществе, обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов;

•заключения и исполнения обязательств по трудовым договорам;

•содействия сотрудникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе;

•предоставления работникам Общества дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;

•осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на Общество в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;

•формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Общества его филиалов и представительств, а также дочерних обществ и организаций;

•формирования кадрового резерва в Обществе и проведении конкурса на замещение вакантных должностей;

•исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

•обеспечения пропускного режима на объектах Общества.

4.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

4.3. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

5.1.Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разделе 4 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

5.2. Общество обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных.

5.2.1.Кандидаты для приема на работу:

•фамилия, имя, отчество;

•пол;

•гражданство;

•дата и место рождения;

•контактные данные;

•сведения об образовании, опыте работы, квалификации;

•иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.

5.2.2.Работники и бывшие работники Общества:

•фамилия, имя, отчество;

•пол;

•гражданство;

•дата и место рождения;

•изображение (фотография);

•паспортные данные;

•адрес регистрации по месту жительства;

•адрес фактического проживания;

•контактные данные;

•индивидуальный номер налогоплательщика;

•страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

•сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;

•семейное положение, наличие детей, родственные связи;

•сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;

•данные о регистрации брака;

•сведения о воинском учете;

•сведения об инвалидности;

•сведения об удержании алиментов;

•сведения о доходе с предыдущего места работы;

•иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

5.2.3.Члены семьи работников Общества:

•фамилия, имя, отчество;

•степень родства;

•год рождения;

•иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

5.2.4.Клиенты и контрагенты Общества (физические лица):

•фамилия, имя, отчество;

•дата и место рождения;

•паспортные данные;

•адрес регистрации по месту жительства;

•контактные данные;

•индивидуальный номер налогоплательщика;

•номер расчетного счета;

•иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.

5.2.5.Представители (работники) клиентов и контрагентов Общества (юридических лиц):

•фамилия, имя, отчество;

•паспортные данные;

•контактные данные;

•занимаемая должность;

•иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.

5.2.6.Посетители Общества, осуществляющие проход на его охраняемую территорию по разовым пропускам:

•фамилия, имя, отчество;

•паспортные данные;

5.3.Обработка Обществом биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4.Обществом не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

6.1.Обработка персональных данных осуществляется Обществом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

6.2.Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.3.Согласие дается в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме. В предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях согласие оформляется в письменной форме.

6.4.Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

6.5. Согласие может быть отозвано путем подачи письменного уведомления в адрес Общества.

6.6. Обработка персональных данных осуществляется Обществом с использованием средств автоматизации, а также без использования таких средств (на бумажном носителе информации).

6.7. Общество не предоставляет и не раскрывает сведения, содержащие персональные данные субъектов, третьей стороне без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо:

•в целях исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. В указанных случаях предоставление персональных данных допускается в том числе, но не исключительно: агенту, субагенту, либо лицу, осуществляющему деятельность по возврату просроченной задолженности физических лиц в качестве основного вида деятельности;

•предупреждения угрозы жизни и здоровью;

•в случаях, установленных действующим законодательством.

6.8.В случаях, установленных действующим законодательством, по мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий, персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы:

•в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;

•в органы федеральной службы безопасности;

•в органы прокуратуры;

•в органы полиции;

•в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения Обществом.

6.9.Общество осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором.

6.10. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

6.11. Трансграничная передача персональных данных Обществом не осуществляется.

6.12. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

•истек трехлетний срок с даты прекращения обязательств по договору и иной срок не предусмотрен договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;

•Общество не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;

•иное не предусмотрено другим соглашением между Обществом и субъектом персональных данных.

7.1. Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с реализацией трудовых отношений, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.

7.2. Сотрудники Общества и иные лица, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, подписали обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, а также предупреждены о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований действующего законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных.

8.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

•подтверждение факта обработки персональных данных Обществом;

•правовые основания и цели обработки персональных данных;

•цели и применяемые Обществом способы обработки персональных данных;

•наименование и место нахождения Общества, сведения о лицах (за исключением сотрудников/работников Общества), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Обществом или на основании федерального закона;

•обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

•сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

•порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;

•информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

•наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

•иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

8.2.Подтверждение факта обработки персональных данных Обществом, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Обществом субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Запрос должен содержать:

•номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

•сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Обществом (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Обществом;

•подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

8.3.В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора, Общество осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Общество на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Общество осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса на период проверки.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных Общество в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, прекращает неправомерную обработку персональных данных. В случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Общество в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, уничтожает такие персональные данные. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в указанные выше сроки, Общество осуществляет блокирование таких персональных данных и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев.

8.4.Субъект персональных данных вправе требовать от Общества уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

8.5.Если субъект персональных данных считает, что Общество осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Общества в вышестоящий орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - Роскомнадзор) или в судебном порядке.

9.1. Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

•определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;

•создает необходимые условия для работы с персональными данными;

•организует учет документов, содержащих персональные данные;

•организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

•хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним.

9.2. Назначен ответственный за организацию обработки персональных данных в Обществе

9.3. Приказом ООО «ЕРКЦ» утверждены Положение об обработке персональных данных Общества, другие локальные акты, устанавливающее процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных.

9.4. Применяются предусмотренные соответствующими нормативными правовыми актами правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных Общества.

9.5. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

9.6. В целях осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных установленным требованиям в Обществе организовано проведение периодических проверок условий обработки персональных данных.

9.7.Осуществляется ознакомление сотрудников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных (в том числе с требованиями к защите персональных данных), локальными актами по вопросам обработки персональных данных.

9.8. ООО «ЕРКЦ» несет ответственность за нарушение обязательств по обеспечению безопасности и конфиденциальности персональных данных при их обработке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.9. ООО «ЕРКЦ» включено в Реестр операторов персональных данных, регистрационный №09-0069105 от 07.10.2009.